Hvordan bogholderen hjælper med barselsrefusion

Når en medarbejder går på barsel, ændrer det ikke kun planlægningen i virksomheden – det påvirker også økonomien. Barselsrefusion kan dække en del af de lønudgifter, virksomheden betaler under medarbejderens fravær, men mange oplever, at processen er tidskrævende og teknisk.

Der er nemlig flere regler, deadlines og dokumentationskrav, som skal overholdes, før refusionen bliver udbetalt. Her kan en bogholder gøre hele forskellen.

En erfaren bogholder sørger for, at barselsrefusionen håndteres korrekt fra start til slut – så virksomheden får den støtte, den har ret til, uden at spilde tid eller penge.

Hvad er barselsrefusion?

Barselsrefusion betyder, at virksomheden kan få tilbagebetalt dele af medarbejderens løn i barselsperioden. Refusionen udbetales af Udbetaling Danmark gennem systemet NemRefusion, og gælder både for medarbejdere på fuld løn og for dem, der får barselsdagpenge.

Refusionens størrelse afhænger af:

• medarbejderens arbejdstid og løn,

• om virksomheden udbetaler fuld eller delvis løn under barsel,

• og hvilke overenskomster virksomheden er omfattet af.

For at få refusion skal virksomheden:

1. Indberette fraværet rettidigt (senest otte uger efter første fraværsdag).

2. Uploade dokumentation – fx lønsedler og ansættelsesaftale.

3. Følge op på sagen, indtil refusionen er godkendt.

En bogholder sørger for, at alle disse trin udføres korrekt – så virksomheden hverken mister penge eller bruger unødige ressourcer på administration.

Bogholderens rolle i processen

Barselsrefusion kræver præcision, overblik og indsigt i reglerne. Bogholderen fungerer som bindeled mellem virksomheden, medarbejderen og Udbetaling Danmark – og sikrer, at alt håndteres korrekt.

Bogholderens opgaver omfatter:

1. Registrering af barsel
   Bogholderen registrerer fraværet korrekt i løn- og regnskabssystemet, så alt stemmer med ansættelsesforholdet.

2. Ansøgning om refusion
   De indsender ansøgningen via NemRefusion på virk.dk, med alle nødvendige oplysninger.

3. Dokumentation
   Lønsedler, arbejdstid, kontrakter og orlovsdatoer vedlægges som dokumentation.

4. Opfølgning
   Bogholderen overvåger sagens status og kontakter Udbetaling Danmark, hvis der opstår forsinkelser eller mangler.

5. Bogføring af refusionen
   Når refusionen udbetales, bogfører de beløbet korrekt, så regnskabet afspejler den faktiske lønudgift.

Kort sagt: bogholderen sørger for, at hver eneste krone dokumenteres og registreres korrekt – så refusionen når frem til virksomheden uden problemer.

De mest almindelige fejl ved barselsrefusion

Selv erfarne virksomheder begår fejl i processen. Ofte er det små detaljer, der forsinker refusionen eller fører til afslag.

De typiske fejl, bogholderen hjælper med at undgå:

• For sen ansøgning: Fristen på otte uger overses, og virksomheden mister retten til refusion.

• Manglende dokumentation: Lønsedler eller kontrakter er ikke vedlagt.

• Fejl i beregningen: Refusionen beregnes forkert, fordi overenskomst eller arbejdstid ikke er taget i betragtning.

• Ingen opfølgning: Sager går i stå, fordi Udbetaling Danmark efterlyser oplysninger.

• Fejl i bogføringen: Refusionsbeløbet registreres forkert i regnskabet.

Bogholderen opdager og retter fejlene hurtigt, så virksomheden undgår at vente måneder på pengene. Det handler både om kontrol og rutine – to ting, som en professionel bogholder altid har styr på.

Digitalisering og automatisering af barselsrefusion

I dag foregår størstedelen af arbejdet digitalt – men det kræver stadig, at systemerne er sat korrekt op. Her spiller bogholderen en nøglerolle. De sikrer, at løn- og økonomisystemer som E-conomic, Salary, Danløn eller Dataløn integrerer direkte med NemRefusion. Det betyder, at løndata overføres automatisk, og at fejl opdages, før de når videre i systemet.

Fordele ved digital håndtering:

• Automatiske påmindelser om frister.

• Direkte overførsel af løndata.

• Mindre manuel indtastning – og færre fejl.

• Hurtigere sagsbehandling og udbetaling.

Bogholderen holder øje med, at alle data stemmer, og at refusionen bogføres korrekt. Digitalisering gør processen langt mere effektiv – men kræver stadig et menneske, der forstår systemerne og reglerne bag.

Fordelene ved at have bogholderen som sparringspartner

En bogholder er ikke kun en administrativ støtte – men også en økonomisk sparringspartner. De hjælper virksomheden med at forstå, hvordan barselsrefusion påvirker både likviditet og regnskab. Når refusionen håndteres korrekt, kan virksomheden planlægge sin økonomi mere præcist og undgå ubehagelige overraskelser.

Fordelene for virksomheden:

• Refusioner behandles rettidigt og korrekt.

• Bedre overblik over lønudgifter under barsel.

• Mindre risiko for fejl og dobbeltarbejde.

• Troværdige tal i regnskabet.

Bogholderen sikrer, at barselsrefusion bliver en integreret del af virksomhedens økonomiske struktur – ikke et administrativt problem.

Tryghed i en kompleks proces

Barselsrefusion kræver både præcision og overblik – og det er præcis, hvad en bogholder leverer. De sørger for, at ansøgninger, dokumentation og bogføring hænger sammen, så virksomheden får de penge, den har ret til – uden stress eller rod.

Hos Finara matcher vi virksomheder med erfarne bogholdere, der kender reglerne for barsel, løn og refusion til bunds. De sørger for, at alt bliver håndteret korrekt fra første dag – og at din virksomhed får ro, struktur og overblik i processen.

Udfyld formularen og få op til tre gratis og uforpligtende tilbud fra bogholdere, der kan hjælpe dig med barselsrefusion, løn og økonomistyring.