Bogholderens guide til korrekt håndtering af personalegoder

Personalegoder kan være en effektiv måde at skabe trivsel og fastholde medarbejdere på. Men de kan også hurtigt blive en administrativ udfordring, hvis de ikke håndteres korrekt.

Skattestyrelsen har klare regler for, hvordan goder skal registreres, værdisættes og indberettes – og fejl kan føre til efterbetaling af skat og bøder. Her er det, at en bogholder spiller en helt central rolle.

En erfaren bogholder sikrer, at virksomhedens personalegoder håndteres professionelt, gennemsigtigt og i overensstemmelse med lovgivningen – så fordelene forbliver fordele.

Hvad er et personalegode?

Et personalegode er et ikke-kontant gode, som en medarbejder modtager gennem sit arbejde. Det kan være alt fra en firmabil til kaffeordning – og i nogle tilfælde skal værdien beskattes som en del af lønnen.

De mest almindelige typer af personalegoder:

• Skattepligtige goder
  Fri bil, fri telefon, internet, avis, fri bolig, fri kost mv.

• Skattefri goder
  Kaffe, frugt, julegaver under bagatelgrænsen, personalearrangementer.

• Delvist skattepligtige goder
  Personalekøb, rabatter og kantineordninger, hvor medarbejderen selv betaler en del.

Det er arbejdsgiverens ansvar at indberette de skattepligtige goder korrekt til eIndkomst. En bogholder hjælper med at holde styr på både regler, beløbsgrænser og den løbende opdatering, så virksomheden altid er compliant.

Bogholderens rolle i håndtering af personalegoder

Personalegoder er ikke bare frynsegoder – de er en del af virksomhedens samlede lønpakke og dermed også en del af økonomien. En bogholder sørger for, at hvert gode bliver håndteret korrekt både skattemæssigt og regnskabsmæssigt.

Bogholderens opgaver omfatter:

1. Identificering af goder
   Bogholderen kortlægger alle ydelser og goder, som medarbejderne får adgang til – også dem, der kan virke små.

2. Værdiansættelse
   De fastsætter markedsværdien af godet ud fra Skattestyrelsens retningslinjer.

3. Klassificering
   De vurderer, om godet er skattepligtigt, skattefrit eller delvist skattepligtigt – og hvordan det skal behandles i lønsystemet.

4. Indberetning
   Bogholderen sørger for, at værdien registreres korrekt i eIndkomst og på medarbejderens lønseddel.

5. Dokumentation og arkivering
   De gemmer al relevant dokumentation – fx fakturaer, medarbejderaftaler og beskrivelser af ordninger – så virksomheden altid kan dokumentere sin praksis.

En bogholder skaber dermed både tryghed og overblik. Alt bliver gjort efter reglerne, og virksomheden undgår ubehagelige overraskelser ved kontrol.

De mest almindelige fejl i håndtering af personalegoder

Mange virksomheder undervurderer kompleksiteten i reglerne for personalegoder. Selv små fejl kan give store konsekvenser – både økonomisk og administrativt.

De typiske fejl, bogholderen opdager:

• Goder, der slet ikke registreres.
  Fx fri telefon eller betalt internet, som medarbejderen også bruger privat.

• Forkert værdiansættelse.
  Hvis værdien vurderes for lavt, risikerer virksomheden efteropkrævning.

• Manglende indberetning i eIndkomst.
  Skattepligtige goder skal rapporteres som en del af lønnen.

• Forveksling af skattefri og skattepligtige goder.
  Nogle gaver eller arrangementer overskrider beløbsgrænsen uden at blive indberettet.

• Manglende dokumentation.
  Hvis Skattestyrelsen beder om dokumentation, og virksomheden ikke kan fremvise bilag, kan det udløse bøder.

En bogholder sørger for, at alt bliver korrekt registreret og kontrolleret. Det betyder, at virksomheden kan tilbyde medarbejderfordele med fuld tryghed.

Digitale løsninger og bogholderens kontrol

Med moderne løn- og regnskabssystemer er det muligt at håndtere personalegoder mere effektivt end nogensinde. Men systemerne kræver opsætning, overvågning og faglig indsigt – og her kommer bogholderen ind i billedet.

Sådan arbejder en bogholder digitalt:

• Opsætter lønsystemet til automatisk at registrere goder som fri telefon, internet, sundhedsforsikring og gavekort.

• Sørger for, at satser og beløbsgrænser opdateres automatisk efter Skattestyrelsens regler.

• Sikrer, at data overføres korrekt til eIndkomst.

• Afstemmer og kontrollerer tallene, så alt stemmer mellem lønsystem, regnskab og skat.

Digitaliseringen gør processen hurtigere og mere nøjagtig – men det kræver stadig et erfarent blik, der kan fange fejl og sikre korrekt behandling af hvert gode.

Fordelene ved at have bogholderen som rådgiver

En bogholder hjælper ikke kun med at holde styr på tallene – men også med at optimere virksomhedens personalegoder strategisk.

De rådgiver om:

• hvilke goder der giver størst værdi for medarbejderne,

• hvordan virksomheden kan strukturere ordningerne for at undgå unødig beskatning,

• og hvordan reglerne kan overholdes uden at skabe ekstra administration.

Det giver virksomheden et professionelt setup, hvor personalegoder bliver et aktiv – ikke en risiko. Og medarbejderne får klare rammer, så de ved, hvordan deres goder påvirker løn og skat.

Tryghed i hver fordel

Personalegoder er en vigtig del af moderne arbejdskultur – men de skal håndteres rigtigt for at skabe værdi. En bogholder sikrer, at alle goder bliver registreret, beskattet og dokumenteret korrekt, så virksomheden kan stå inde for sin praksis.

Hos Finara matcher vi virksomheder med bogholdere, der har styr på reglerne for personalegoder og indberetning. De hjælper dig med at skabe et gennemsigtigt og lovligt system, der giver både medarbejdere og ledelse ro i maven.

Udfyld formularen på Finara.dk – så får du op til tre gratis og uforpligtende tilbud fra bogholdere, der kan hjælpe dig med korrekt håndtering af personalegoder.